Die Tücken des betrieblichen Eingliederungsmanagements

Seit 2004 müssen Arbeitgeber ein betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) durchführen, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen des § 167 Abs. 2 SGB IX vorliegen. Diese Pflicht trifft alle Arbeitgeber, unabhängig von der Betriebsgröße. Gleichgültig ist auch, ob es in dem Betrieb einen Betriebsrat oder Personalrat gibt.

Der nachfolgende Beitrag bietet einen Überblick über die wesentlichen Aspekte des BEM und gibt Tipps für die praktische Umsetzung.

Zweck des BEM

Das BEM ist ein wichtiges Instrument, mit dem Arbeitgeber und Arbeitnehmer gemeinsam Wege finden sollen, wiederholte oder lang andauernde krankheitsbedingte Ausfallzeiten zu überwinden, Arbeitsfähigkeit zu fördern und den Arbeitsplatz langfristig zu erhalten. Die rechtliche Grundlage bildet § 167 Abs. 2 SGB IX: Arbeitgeber müssen Arbeitnehmern, die innerhalb eines Jahres mehr als sechs Wochen arbeitsunfähig sind (egal ob am Stück oder in mehreren Abschnitten), ein BEM‑Angebot machen.

Dabei ist das BEM kein formelles Verfahren zur Wirksamkeit einer Kündigung, sondern ein freiwilliges, klärendes Angebot, das:

Ursachen für Fehlzeiten beleuchtet, gemeinsam mögliche Maßnahmen zur Reduktion weiterer Fehlzeiten erarbeitet, individuell passende Unterstützungsangebote findet, und dazu beiträgt, den Arbeitsplatz zu sichern. Der Arbeitnehmer entscheidet selbst, ob und in welchem Umfang er mitwirkt; die Teilnahme ist freiwillig.

Ab wann besteht ein Anspruch auf eine betriebliche Wiedereingliederung?

Das BEM gilt für alle Arbeitnehmer und setzt ein, sobald die zeitliche Grenze von sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit überschritten ist (Betrachtungszeitraum = 1 Jahr). Das BEM ist auch dann durchzuführen, wenn die Arbeitsunfähigkeit noch andauert.

Nach § 84 Abs. 1 Satz 1 SGB IX sind Gesprächspartner des Arbeitgebers die Interessenvertretung, bei schwerbehinderten oder gleichgestellten Arbeitnehmern außerdem eine vorhandene Schwerbehindertenvertretung, während der betroffene Arbeitnehmer hinzugezogen und beteiligt wird.

Zur Durchführung des BEM sind alle Arbeitgeber verpflichtet. Auf die Betriebsgröße kommt es dabei nicht an. Die betriebliche Interessenvertretung hat gegenüber dem Arbeitgeber einen Anspruch darauf, dass ihr die Namen sämtlicher Arbeitnehmer – auch ohne deren Einverständnis – genannt werden, die für die Durchführung eines BEM in Betracht kommen.

Dürfen Arbeitnehmer das BEM ablehnen?

Unabdingbare Voraussetzung für die Durchführung des BEM ist die vorherige Zustimmung des Arbeitnehmers. Diese hat der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer nach Information über die verwendeten Daten und Ziele des BEM einzuholen. Verweigert der Arbeitnehmer die Zustimmung, darf das Verfahren nicht begonnen bzw. weitergeführt werden. Dieser Vorbehalt ist Ausdruck des Selbstbestimmungsrechts des Arbeitnehmers. Der Arbeitgeber hat, wenn er zuvor seiner Informationspflicht ordnungsgemäß nachgekommen ist, seine Pflicht erfüllt. Erteilt der Arbeitnehmer jedoch später ausdrücklich die Zustimmung, beginnt die Pflicht zur Durchführung erneut.

Wie ist das BEM durchzuführen?

Für den Ablauf eines BEM gibt es keine gesetzlichen Vorgaben. Jedoch werden die gesetzlichen Anforderungen an das BEM ohne systematische Prozesse und Vorgehensweisen im Unternehmen nicht zufriedenstellend erfüllt werden können. Auch eine krankheitsbedingte Kündigung wird allgemein nur als gerechtfertigt angesehen, wenn die hohen Anforderungen an ein gut durchgeführtes BEM erfüllt worden sind. Das hat das Bundesarbeitsgericht mit seiner Entscheidung vom 18.11.2021 – 2 AZR 138/21 klargestellt.

Folgende Schritte sollten bei der Durchführung des BEM daher beachtet – und dokumentiert – werden:

Praxishinweis: Ablauf des BEM

1. BEM-Verfahren einleiten – Prüfung der Voraussetzungen

Der Arbeitgeber stellt fest, ob ein BEM angeboten werden muss – z.B., weil ein Beschäftigter innerhalb eines Jahres insgesamt mehr als sechs Wochen arbeitsunfähig war. Ist das der Fall, wird der Prozess eingeleitet; in Ausnahmefällen kann von einem BEM abgesehen werden, wenn absehbar keine weiteren Maßnahmen erforderlich oder sinnvoll sind.

Beispiel: Wenn der Arbeitnehmer bei einem Sportunfall einen komplizierten Armbruch erlitten hat, erfolgreich operiert wurde und anschließend eine Reha durchläuft, kann vieles dafürsprechen, dass die Heilung vollständig gelingen wird. Jetzt ein BEM durchzuführen, ist in einer solchen Situation oft nicht sinnvoll.

2. Einladung und über Ziele des BEM informieren

Der betroffene Mitarbeiter erhält eine Einladung zum BEM‑Gespräch. In diesem Schreiben muss klar und verständlich erläutert werden:

welche Ziele das BEM verfolgt (z.B. Reduktion von Fehlzeiten, Erhalt des Arbeitsplatzes), dass die Teilnahme freiwillig ist, welche Daten erhoben und wie sie verwendet werden (Datenschutz). 3. Zustimmung des Arbeitnehmers zum BEM:

Das BEM findet nur statt, wenn der Beschäftigte sein Einverständnis erklärt. Die Zustimmung kann formlos erfolgen; eine dokumentierte Ablehnung ist wichtig für die Akten.

4. BEM Gespräch durchführen

Nach Zustimmung folgt das zentrale BEM-Gespräch:

Teilnehmer sind der Beschäftigte, der Arbeitgeber und ggf. Interessenvertretungen (Betriebs-/Personalrat, Schwerbehindertenvertretung). Es wird geklärt, welche Ursachen den Fehlzeiten zugrunde liegen (gesundheitlich oder betriebsbedingt), ggf. wird eine ärztliche Einschätzung eingeholt. Ziel ist ein offener, vertrauensvoller Austausch, um gemeinsam mögliche Maßnahmen zu identifizieren. Festlegung und Umsetzung von Maßnahmen

Aufbauend auf dem Gespräch werden konkrete Maßnahmen erarbeitet, um die Fehlzeiten künftig zu reduzieren und den Beschäftigten erfolgreich im Betrieb zu halten (bspw. Anpassung der Arbeitszeit oder -aufgaben, ergonomische Arbeitsplatzgestaltung, stufenweise Wiedereingliederung, schulische oder medizinische Unterstützungsangebote). Alle vereinbarten Schritte sollten klar beschrieben und terminiert werden.

Abschluss und Abschlusskriterien

Das BEM ist erst abgeschlossen, wenn die Fehlzeiten dauerhaft unter die Sechs-Wochen-Grenze des § 84 Abs. 2 Satz 1 SGB IX gesunken sind, die Teilnehmenden das Ende feststellen oder das Arbeitsverhältnis endet. Eine Grenze ist ebenso erreicht, wenn auch nach Ansicht externer Fachleute wie dem Integrationsamt keine Möglichkeiten mehr zur Wiedereingliederung des Arbeitnehmers in das Arbeitsverhältnis oder zur Fehlzeitenreduzierung bestehen.

Hinweis zur Dauer des BEM:

Eine genaue Dauer des BEM lässt sich nicht festlegen. Das BEM kann so lange in Anspruch genommen werden, bis entschieden werden kann, ob durch die Maßnahmen die Arbeitsunfähigkeit überwunden werden kann oder nicht.

Ist der Arbeitgeber zur Belehrung verpflichtet?

Eine Belehrung nach § 167 Abs. 2 Satz 4 SGB IX gehört zu einem regelkonformen Bemühen des Arbeitgebers, die Zustimmung des Arbeitnehmenden zur Durchführung eines BEM einzuholen. Die Belehrung soll dem Arbeitnehmer die Entscheidung ermöglichen, ob er dem BEM zustimmt oder nicht. Wichtig ist dabei, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer eindeutig auffordert, mit ihm ein BEM-Verfahren durchzuführen.

Dem Beschäftigten muss erklärt werden, was ein BEM bedeutet. Er muss insbesondere darauf hingewiesen werden, was mit seinen datenschutzrechtlich besonders geschützten Gesundheitsdaten im Verfahren geschieht und dass eine diesbezügliche Einwilligung nur wirksam ist, wenn sie auf einer freien Entscheidung beruht. Die Belehrung muss zudem eine Darstellung der Ziele des BEM beinhalten. Dazu gehört eine Erläuterung, wie die Arbeitsunfähigkeit möglichst überwunden, erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt und wie das Arbeitsverhältnis erhalten werden kann.

Die Rechtsprechung stellt hohe Anforderungen an die ordnungsgemäße Durchführung eines BEM:

Dem Arbeitnehmer muss klar werden, dass es um die Grundlagen seiner Weiterbeschäftigung geht und dazu ein ergebnisoffenes Verfahren durchgeführt werden soll, in das er auch selbst Vorschläge einbringen kann. Es ist ein Hinweis zur Datenerhebung und Datenverwendung erforderlich, der deutlich macht, dass nur solche Daten erhoben werden, deren Kenntnis erforderlich ist, um ein zielführendes BEM durchführen zu können. Dem Arbeitnehmer muss offengelegt werden, welche Krankheitsdaten – als sensible Daten im Sinne von § 46 Abs. 1 BDSG i. V. m. Art. 9 Abs. 2 DSGVO – erhoben und gespeichert werden und inwieweit und für welche Zwecke sie dem Arbeitgeber zugänglich gemacht werden. Darf der Arbeitnehmer eine Vertrauensperson hinzuziehen?

Seit der Neufassung des § 167 Abs. 2 Satz 2 SGB IX durch das am 10. Juni 2021 in Kraft getretene Teilhabestärkungsgesetz muss der Arbeitgeber die betroffenen Arbeitnehmer im Rahmen der Belehrung auch auf das Recht hinweisen, zusätzlich eine Vertrauensperson eigener Wahl hinzuziehen zu können. Die bei der Hinzuziehung einer Vertrauensperson eventuell entstehenden Kosten hat allerdings der Arbeitnehmende zu tragen.

Warum ist ein ordentliches BEM so wichtig?

Rechtsprechung und Praxis zeigen, dass ein BEM nicht nur sozialpolitisch bedeutsam ist, sondern auch arbeitsrechtliche Folgen haben kann, wenn es fehlerhaft oder unvollständig durchgeführt wird:

Fehler bei Einladung und Durchführung gefährden Kündigungen

Gerichte betonen wiederholt, dass Verfahrensfehler im BEM‑Prozess – z.B. unvollständige Einladungen, fehlende Hinweise zur Freiwilligkeit oder mangelhafte Datenschutzinformationen – zu einer Unwirksamkeit einer späteren krankheitsbedingten Kündigung führen können (zuletzt z.B. LAG Baden-Württemberg v. 14.01.2025 – 15 Sa 22/24). Auch wenn das BEM formal keine Wirksamkeitsvoraussetzung für Kündigungen ist, wird es in Kündigungsschutzprozessen häufig als wichtiger Faktor für die Verhältnismäßigkeit herangezogen.

Arbeitgeber haften für Fehler externer Dienstleister

Überträgt ein Arbeitgeber das BEM an externe Dienstleister, muss er sich etwaige Fehler des Dienstleisters rechtlich zurechnen lassen (LAG Baden‑Württemberg v. 14.01.2025 – 15 Sa 22/24).

Erneutes BEM kann erforderlich sein

Ein wichtiges aktuelles Urteil des Arbeitsgerichts Gießen vom 11.07.2025 (Az. 3 Ca 446/24) verschärft die Anforderungen: Ein einmal durchgeführtes BEM kann unter bestimmten Umständen nicht „für immer“ gelten. Wenn zwischen dem ersten BEM und einem späteren Kündigungsanlass erneute krankheitsbedingte Ausfallzeiten auftreten, kann ein erneutes BEM erforderlich sein, bevor eine Kündigung ausgesprochen wird. Das Gericht betonte, dass während eines laufenden Kündigungsausspruchs – z.B. durch gesetzliche Zustimmungsverfahren – entstehende zusätzliche Fehlzeiten grundsätzlich Anlass geben können, den BEM‑Prozess zu wiederholen. Die Entscheidung ist jedoch noch nicht rechtskräftig.

Fazit

Das BEM ist mehr als eine Pflichtaufgabe: Es ist ein strategisches Instrument, das Fehlzeiten reduzieren, Arbeitsfähigkeit fördern und rechtliche Risiken senken kann. Eine sorgfältige, aktuelle Durchführung schützt nicht nur Arbeitnehmer sondern auch Arbeitgeber – und gewinnt gerade vor dem Hintergrund der jüngsten Rechtsprechung weiter an Bedeutung.

Damit ein BEM möglichst rechtssicher gelingt, sind daher folgende Aspekte dringend zu beachten:

Einladungen sorgfältig gestalten: vollständige Informationen zu Zweck, Freiwilligkeit, Datenschutz & Beteiligten. Dokumentation klar und nachvollziehbar halten: Protokolle sollten Maßnahmen, Ergebnisse und offene Punkte sauber festhalten. Bei externen Dienstleistern Kontrolle behalten: Fehler werden dem Arbeitgeber zugerechnet. BEM nicht unbeachtet lassen: Ein vernachlässigtes oder fehlerhaftes BEM kann Kündigungsschutzprozesse negativ beeinflussen. Erneutes BEM bei neuen Fehlzeiten prüfen, besonders vor Kündigungserklärungen.

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